能代市戸籍電算システムに係るデータ保護管理要綱

○能代市戸籍電算システムに係るデータ保護管理要綱

平成211217

訓令第13

(趣旨)

1条 この訓令は、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保するため、能代市における戸籍電算システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍電算システム 市民福祉部市民保険課及び二ツ井地域局市民福祉課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 戸籍データ 戸籍電算システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 端末装置 戸籍電算システムに戸籍データを入出力するための装置をいう。

(4) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他の戸籍電算システムに関する仕様書をいう。

(処理の基本方針)

3条 戸籍電算システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者の設置)

4条 戸籍電算システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民保険課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍電算システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。

(端末装置取扱責任者)

6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理をするため、所属職員のうちから端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という)を指定するものとする。

(戸籍データの保護)

7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。

4 戸籍データは、不要となったときは、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を講ずることにより、磁気ディスクの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日その他の必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断その他の復元できない方法により処分すること。

(出力帳票の管理)

9条 保護管理者は、戸籍電算システムから出力された帳票を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 保管の必要がある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を講ずることにより、その安全を確保すること。

(2) 保管の必要がある出力帳票は、作成期日その他の必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断その他の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄を行うときは、保護管理者の承認を受けるとともに、外部に情報が流出しないように適切に管理しなければならない。

(パスワードの管理)

11条 保護管理者は、戸籍電算システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項に規定する業務処理範囲を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

12条 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、常に戸籍電算システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) 戸籍データの取扱状況

(4) 戸籍データを取り扱う事務室の管理状況

(5) その他戸籍電算システムの運用に関すること。

(端末装置の操作)

13条 端末装置は、取扱職員でなければ操作してはならない。

2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務を遂行するうえで必要な場合以外に行ってはならない。

(機器及びソフト等の保管)

14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に定めるところにより、戸籍電算システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及びシステム安全対策の推進を図るため、保護管理者は、必要と認める取扱職員に対して、教育及び訓練を実施しなければならない。

2 前項の教育は、年1回以上実施するものとし、新任取扱職員に対しては、着任後速やかに実施するものとする。

(戸籍データ保護会議)

16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者、取扱責任者、取扱職員及び企画部地域情報課職員(電算総括管理者)をもって組織する。

3 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に関する事務について開催するものとし、保護管理者が会議の議長となる。

4 会議の庶務は、市民福祉部市民保険課において処理する。

附 則

この訓令は、平成22123日から施行する。

 

別表(14条関係)

戸籍電算システムに係る保管一覧

 

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバ

保護管理者

・施錠できる保管庫設置

・保管庫の鍵の管理

サーバは施錠できる保管庫に設置し、保護管理者が保管庫の鍵を管理する。サーバを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。

戸籍用端末装置

保護管理者

・パスワードによる起動

・システム使用状況リスト

端末装置を起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

・バックアップ記録リスト

・施錠のかかる書庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。

戸籍電算システムのプログラム

保護管理者

・複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。

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