能代市文書整理・保存等に関する要綱

○能代市文書整理・保存等に関する要綱

平成18321

訓令第13

(趣旨)

1条 この訓令は、能代市文書取扱規程(平成18年能代市訓令第11号。以下「文書取扱規程」という。)42条の規定に基づき、完結文書の適正な管理を図るため、文書の整理及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(文書の区分)

2条 文書は、文書分類表(別表)により区分する。

2 同一事件で2以上の分類に関係する文書は、最も関係の深いものに区分する。

(文書の製本)

3条 文書は、分類別に簿冊につづり込んで製本するものとする。

2 簿冊には、背表紙(様式第1)及び目次(様式第2)を付さなければならない。ただし、保存期間3年以下のもの及び文書主管課長が認めたものについては、目次を付さないことができる。

3 文書の製本は、主務課において行うものとする。

(簿冊の引継ぎ)

4条 製本を終えた簿冊は、主務課で1年間保管した後、保存文書引継票(様式第3)により文書主管課に引き継がなければならない。ただし、常用簿冊及び保存期間が3年以下のものについては、この限りでない。

(簿冊の保存等)

5条 文書主管課は、引継ぎを受けた保存簿冊を文書保存票(様式第4)及び保存文書分類別目録(様式第5)に記録し、書庫に保存しなければならない。

2 文書主管課に引き継がない簿冊は、主務課の責任において事務室等に保管しなければならない。

(簿冊保存等の原則)

6条 簿冊の保存又は保管に当たっては、次の事項に留意しなければならない。

(1) 常に一定の場所に良好な状態で保存又は保管すること。

(2) 重要なものについては、非常災害時に際し、直ちに持ち出せるようにすること。

(3) 紛失、火災、盗難、虫害等の予防を完全にすること。

(簿冊の廃棄)

7条 文書取扱規程第39条第1項に定める協議については、保存文書廃棄協議書(様式第6)により行うものとする。

2 簿冊の廃棄に当たっては、歴史的・文化的価値を有する文書がみだりに廃棄されないよう、配慮するものとする。

(19訓令11・一部改正)

(廃棄の記録)

8条 文書主管課長は、保存簿冊を廃棄したときは、廃棄簿冊台帳(様式第7)を作成しなければならない。

(簿冊の再保存)

9条 保存期間を経過した後もなお保存を要する簿冊は、「再保存」の表示をし、文書主管課長が別に定める方法により保存しなければならない。

(その他)

10条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成18321日から施行する。

附 則(平成19330日訓令第11)

この訓令は、平成1941日から施行する。

 

別表(2条関係)

文書分類表

大分類

中分類

小分類

00

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

A共通

00庶務

一般

議会

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01文書法制

一般

条例例規

公印

文書管理

 

 

 

 

 

 

 

02人事

一般

勤務時間

休暇

旅費・研修

事務引継ぎ

 

 

 

 

 

 

03財務

一般

予算編成

予算執行

決算

監査

車両

物品

収入

 

 

 

B総務

00庶務

一般

市政

市史

庁舎管理

庁議

平和事業

 

 

 

 

 

01秘書

一般

秘書

儀式・表彰

都市親善

市長会

資産公開

 

 

 

 

 

02文書

一般

公印

公告式

文書管理

情報公開

個人情報保護

 

 

 

 

 

03法制

一般

法令

例規

争訟・直接請求

 

 

 

 

 

 

 

04企画

一般

計画

企画調整

情報化

国内・国際交流

交通政策

 

 

 

 

 

05広報広聴

一般

広報

広聴

パブリシティ

 

 

 

 

 

 

 

06統計

一般

委託統計

固有統計

 

 

 

 

 

 

 

 

07防災

一般

防災計画

防災訓練

防災施設

防災対策

消防団

火災予防

災害記録

 

 

 

C行政組織

00庶務

一般

出張所

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01行政改革

一般

推進管理

事務改善

 

 

 

 

 

 

 

 

02広域行政

一般

行政区域

広域行政

 

 

 

 

 

 

 

 

03組織運営

一般

職制機構

業務管理

連絡調整

 

 

 

 

 

 

 

D人事

00庶務

一般

人事制度

定数管理

職員団体

 

 

 

 

 

 

 

01任免

一般

採用

昇任降任

異動

退職

 

 

 

 

 

 

02服務

一般

勤務時間

休暇

賞罰

 

 

 

 

 

 

 

03給与

一般

職員給与

特別職報酬

 

 

 

 

 

 

 

 

04研修

一般

庁内研修

庁外研修

派遣研修

 

 

 

 

 

 

 

05福利厚生

一般

共済研修

互助会

公務災害

安全衛生

 

 

 

 

 

 

E財務

00庶務

一般

財政計画

財政調査

財政公表

 

 

 

 

 

 

 

01予算

一般

編成

配当

執行管理

 

 

 

 

 

 

 

02決算

一般

作表

資料

 

 

 

 

 

 

 

 

03出納

一般

出納管理

収納

支払

歳入歳出外現金

 

 

 

 

 

 

04税外収入

一般

使用料

手数料

分担金

交付金・譲与税

寄附金

共済掛金

雑収入

 

 

 

05交付税

一般

算定事務

 

 

 

 

 

 

 

 

 

06市債

一般

計画

借入

償還

 

 

 

 

 

 

 

07一時借入金

一般

借入

 

 

 

 

 

 

 

 

 

08財産

一般

行政財産

普通財産

物品

基金

その他の財産

 

 

 

 

 

F税務

00庶務

一般

減免

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01市県民税

一般

普通徴収

特別徴収

法人

 

 

 

 

 

 

 

02固定資産税

一般

土地

建物

償却資産

特別土地保有税

 

 

 

 

 

 

03諸税

一般

軽自動車税

たばこ税

入湯税

 

 

 

 

 

 

 

04収納

一般

収納

還付

滞納整理

 

 

 

 

 

 

 

G市民

00庶務

一般

市民相談

自治会

地域社会

消費者保護

 

 

 

 

 

 

01戸籍

一般

届出登録

記録

証明

身分

埋火葬許可

地縁団体

 

 

 

 

02住民登録

一般

届出登録

記録

証明

 

 

 

 

 

 

 

03外国人登録

一般

届出登録

証明

 

 

 

 

 

 

 

 

04印鑑

一般

届出登録

証明

 

 

 

 

 

 

 

 

05安全防犯

一般

交通安全対策

交通安全施設

交通災害共済

防犯対策

防犯団体

 

 

 

 

 

H環境

00庶務

一般

計画・調査

審議会

 

 

 

 

 

 

 

 

01廃棄物

一般

廃棄物処理

省資源

処理施設

衛生組合

啓発指導

 

 

 

 

 

02環境保全

一般

自然保護

鳥獣保護

緑化推進

啓発指導

 

 

 

 

 

 

03公害対策

一般

大気・水質

騒音・振動・悪臭

公害防止

苦情処理

啓発指導

 

 

 

 

 

I保健衛生

00庶務

一般

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01保健

一般

成人保健

母子保健

老人保健

精神保健

保健施設

 

 

 

 

 

02予防

一般

健康づくり

予防接種

検診・健診

栄養指導

献血

伝染病

 

 

 

 

03医療

一般

老人医療

福祉医療

医療施設

 

 

 

 

 

 

 

04衛生

一般

公衆衛生

狂犬病予防

浄化槽

獣畜処理

衛生施設

 

 

 

 

 

J社会福祉

00庶務

一般

民生委員

災害援護

勤労福祉社

諸団体

 

 

 

 

 

 

01援護救護

一般

生活保護

行旅病人

戦傷病者

戦没者遺族

軍人恩給

 

 

 

 

 

02児童福祉

一般

児童福祉

母子福祉

福祉施設

児童手当

 

 

 

 

 

 

03障害者福祉

一般

身体障害者福祉

精神薄弱者福祉

福祉施設

 

 

 

 

 

 

 

04高齢者福祉

一般

高齢者福祉

在宅福祉

福祉施設

 

 

 

 

 

 

 

05国民健康保険

一般

給付

資格

高額療養費貸付

保険税

 

 

 

 

 

 

06国民年金

一般

適用

保険料

給付

 

 

 

 

 

 

 

07介護保険

一般

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

K経済

00庶務

一般

交通運輸

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01農業

一般

振興

資金

公害・災害

病虫害対策

米生産

果樹園芸・特産品

土地改良

基盤整備

農業施設

諸団体

02林業

一般

振興

森林整備

林業施設

 

 

 

 

 

 

 

03蓄・水産業

一般

振興

漁業許認可

漁港整備管理

 

 

 

 

 

 

 

04商工

一般

振興

融資

企業誘致

工業団地

木材産業

商工施設

諸団体

市場・流通

労働

火力発電所

05観光

一般

振興

観光施設

諸団体

 

 

 

 

 

 

 

L土木建設

00庶務

一般

業者登録

用地取得

 

 

 

 

 

 

 

 

01都市計画

一般

計画調査

再開発

開発指導

土地区画整理

街路

審議会

換地清算

土地取引

住居表示

 

02道路橋りょう

一般

計画調査

許認可

整備

維持管理

境界

認定・廃止

 

 

 

 

03港湾河川

一般

計画調査

許認可

整備

維持管理

港湾整備

港湾活用

水防計画

 

 

 

04公園緑地

一般

計画調査

許認可

整備

維持管理

 

 

 

 

 

 

05下水道

一般

計画調査

許認可

整備

維持管理

受益者負担金

下水道施設

 

 

 

 

06建築

一般

審査確認

整備

建築指導

 

 

 

 

 

 

 

07住宅

一般

計画調査

住宅建設

維持管理

宅地開発

 

 

 

 

 

 

08災害復旧

一般

復旧

 

 

 

 

 

 

 

 

 

M水道

00庶務

一般

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01水道業

一般

企画計画

検針

料金

経理

 

 

 

 

 

 

02給配水

一般

計画設計

整備

施設管理

 

 

 

 

 

 

 

03浄水

一般

水量

水質管理

運転管理

施設管理

 

 

 

 

 

 

N教育

00庶務

一般

教育委員会

教職員

教育相談

 

 

 

 

 

 

 

01学校教育

一般

学制

就学奨学

研究研修

学校給食

語学指導

 

 

 

 

 

02社会教育

一般

社会教育振興

生涯学習

青少年育成

女性

文化振興

文化財

 

 

 

 

03社会体育

一般

体育振興

 

 

 

 

 

 

 

 

 

04施設

一般

計画整備

管理運営

各種行事

 

 

 

 

 

 

 

O議会

00庶務

一般

議会事務局

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01議員

一般

議員

 

 

 

 

 

 

 

 

 

02議事

一般

議案

会議録

陳情・請願

 

 

 

 

 

 

 

P行政委員会等

00庶務

一般

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

01選挙管理委員会

一般

選挙人

選挙

 

 

 

 

 

 

 

 

02監査委員

一般

定期監査

その他の監査

決算審査

 

 

 

 

 

 

 

03農業委員会

一般

委員会

農業振興

農政

農地管理

 

 

 

 

 

 

04公平委員会

一般

委員会

 

 

 

 

 

 

 

 

 

05固定資産評価審査委員会

一般

委員会

 

 

 

 

 

 

 

 

 

06財産区

一般

管理会

財産区管理

 

 

 

 

 

 

 

 

07事務組合

一般

広域

衛生

消防

 

 

 

 

 

 

 

 

様式(略)

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